Standardiste/Réceptionniste bilingue – Services administratifs – Poste occasionnel

Établissement : 
St Amant
Lieu : 
Winnipeg
Requisition # 2294149
Détails : 
Occasionnel
Temps plein/temps partiel : 
À temps plein
Salaire : 
17.97$ -20.83$/ Heure
Date de clôture : 
29 décembre 2017
  • Utiliser le standard principal Avaya et fournir des services de réception
  • Filtrer les visiteurs et les appelants difficiles, et informer les personnes appropriées en cas de problèmes
  • Établir des reçus temporaires pour les chèques reçus
  • Programmer le système de messagerie vocale via la console du standard
  • Offrir un service téléphonique aux usagers internes et externes en répondant rapidement à tous les appels, en fournissant des renseignements généraux sur St.Amant, et sur les programmes et services offerts, à l’aide de fichiers de référence, et en transférant les appels le cas échéant
  • Accueillir les visiteurs à St.Amant, déterminer leurs besoins, les orienter et les aider à trouver la personne ou le programme nécessaire
  • Aider au contrôle des visiteurs, du personnel et des clients dans le bâtiment principal à l’aide des registres de stationnement, des feuilles de sorties et autres processus internes
  • Rester en contact avec les employés en utilisant les systèmes de communication tels que le téléphone, les téléavertisseurs et le système de recherche par haut-parleur, conformément aux politiques de St.Amant
  • Transmettre les messages verbaux et écrits
  • Effectuer diverses tâches de bureau qui lui sont confiées par le(s) superviseur(s) et aider les adjointes administratives au besoin
  • Répondre aux alarmes et aux codes d’urgence, suivre les procédures conformément aux directives et transmettre les instructions nécessaires au personnel et autres intervenants en respectant les politiques et les procédures de St.Amant
  • Consigner les incidents de façon détaillée conformément aux exigences
  • Surveiller l’arrivée et la sortie du courrier dans l’établissement : tri, pesée, affranchissement et suivi du courrier sortant; tri et distribution du courrier entrant et du courrier interne
  • Tenir un registre de sorties et faire le suivi des téléphones, des clés et du matériel audiovisuel pour assurer leur retour
  • Tenir le classeur de réservation des salles de réunion et du matériel, et aider les employés à trouver et à réserver le matériel et les salles disponibles de St.Amant
  • Être le principal opérateur du photocopieur central, notamment le remplir de papier, d’encre, etc. et téléphoner au service de dépannage en cas de besoin
  • Effectuer les autres tâches qui lui sont assignées
Compétences : 

Études :

  • Diplôme de 12e année ou certificat
  • Formation en secrétariat dans un collège communautaire ou professionnel considérée comme un atout
  • Maîtrise de la suite Microsoft, notamment Word, Excel et Power Point (test obligatoire)
  • Bilingue français et anglais (test obligatoire)

Expérience et connaissances liées au poste :

  • Expérience comme réceptionniste ou standardiste
  • Expérience de l’accueil des visiteurs, des vendeurs, des employés et des clients, et capacité de les aider avec efficacité et professionnalisme
  • Excellentes compétences en communication orale, en français et en anglais; capacité de communiquer avec les employés et le grand public dans l’une ou l’autre langue (test obligatoire)
  • Expérience en secrétariat et soutien administratif; saisie précise au clavier à une vitesse d’au moins 60 mots à la minute (test obligatoire)
  • Compétences en informatique et capacité d’utiliser des périphériques en réseau
  • Excellentes compétences en applications informatiques courantes, Outlook, Excel, Word et Power Point (test obligatoire)
  • Capacité de tenir des dossiers et des fichiers